Selbst kleinere Unternehmen verfügen oft über mehrere Firmenfahrzeuge. Ein Fuhrpark muss verwaltet werden. Darum kümmert sich das Fuhrpark- oder Flottenmanagement. Mag das bei wenigen Fahrzeugen noch gut händisch funktionieren, ist bei größeren Fahrzeugflotten eine professionelle System-Unterstützung angezeigt. Die digitale Flottenverwaltung bietet eine Lösung.
Was bedeutet digitale Flottenverwaltung?
Je größer eine Fahrzeugflotte ist, umso aufwändiger wird deren Verwaltung. Bei einer rein manuellen Administration droht schnell der Überblick verloren zu gehen und sie bindet enorme Kapazitäten. Die gerade in vielen mittelständischen Betrieben immer noch übliche Zuhilfenahme von Excel-Tabellen für das Fuhrparkmanagement ist irgendwann nur noch eine Hilfskrücke, aber kein nachhaltiges Instrument. Digitale Flottenverwaltung funktioniert mit Software-Tools, die speziell für diesen Zweck entwickelt worden sind. Eine solche Software übernimmt die komplette Dokumentation im Zusammenhang mit einer Fahrzeugflotte und unterstützt gleichzeitig die mit dem Fahrzeugbetrieb verbundenen Prozesse. Da die Anforderungen an eine Flottenverwaltung sehr unterschiedlich sind, werden die Software-Tools meist flexibel einsetzbar ausgelegt.
Welche Vorteile bringt digitales Flottenmanagement?
Eine leistungsfähige Software bietet für das Flottenmanagement viele Vorteile:
- Zeitersparnis und geringerer Arbeitsaufwand: durch die Automatisierung von Prozessen gelingt die Verwaltung der Fahrzeuge schneller und effektiver. Das Fuhrparkmanagement kann so auch mit begrenzten Bordmitteln dargestellt werden, ein Outsourcing ist verzichtbar;
- optimierte Abläufe: digitale Prozesse verbessern die Effizienz der Fuhrparkverwaltung. Mit weniger personellem Aufwand werden bessere Ergebnisse erzielt;
- Kosteneinsparungen: sind mit digitaler Steuerung und Überwachung relativ einfach zu erzielen. Die Software kann dabei helfen, den Kraftstoffverbrauch zu verringern, Wartungskosten zu optimieren und Reparaturkosten zu minimieren;
- mehr Transparenz: mit einer digitalen Lösung wird die Fahrzeugflotte „gläsern“. Der Fahrzeugstatus und die Fahrzeugnutzung sind stets im Blick;
- Flotte jederzeit in Top-Zustand: eine gute Software stellt sicher, dass die Fahrzeuge den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und sich in bestem Zustand befinden.
Flottenmanagement-Software – welche Module sind wichtig?
Flottenmanagement-Software ist oft modular aufgebaut. Mit dieser Konstruktion nach dem „Baukasten-Prinzip“ wird sichergestellt, dass alle Anforderungen an eine digitale Lösung optimal bedient werden können. Auch wenn die einzelnen Programme durchaus unterschiedlich sind, weisen die Tools doch Schnittmengen in der Funktionalität auf. Typische Bestandteile einer Flottenmanagement-Software sind:
- digitale Vertragsverwaltung: für die Verwaltung von Leasing-Verträgen, Mietverträgen, Versicherungspolicen usw.;
- digitale Fahrzeug-Akte: bietet alle Fahrzeugdaten auf einen Blick, jederzeit abrufbar und bearbeitbar;
- Schadenmanagement: für die effektive Abwicklung von Schadensereignissen und schnelle Schadenbeseitigung;
- Tankmanagement: für die Steuerung und Überwachung des Kraftstoffverbrauchs, oft inklusive Tankkartenmanagement;
- elektronische To-Do-Liste: für die zügige Aufgabenerledigung;
- Fahrermanagement und Routenplanung: für optimalen Einsatz von Fahrern und Fahrzeugen sowie für die besten Routen;
- Reporting- und Statistik-Tool: für vielfältige Auswertungszwecke.
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