Wie ist Ihr Unternehmen bislang durch die Pandemie gekommen? Wer schon in der Vergangenheit auf digitale Prozesse gesetzt hatte, war und ist jetzt im Vorteil. Arbeiten aus dem Homeoffice ließ sich in vielen Verwaltungsbereichen unkompliziert und mit kürzesten Vorlaufzeiten umsetzen. Der ganze Betrieb arbeitet remote. Der ganze Betrieb? Nein, ein von unbeugsamen HR-Mitarbeitern besetzter Bereich leistet Widerstand. Freunde der Asterix-Bände werden die literarische Anspielung verstanden haben. Dabei können Digitalisierung und Prozessautomatisierung gerade im direkten Kontakt mit Mitarbeitenden und Bewerber*innen so viel Nutzen stiften.
Es menschelt
Der Mensch sollte im Mittelpunkt einer Abteilung stehen, die sich Human Resources nennt. Fortschrittliche Unternehmen haben den Bereich schon umgetauft in People, was deutlich wertschätzender ist als die Klassifizierung des Menschen als eine Ressource unter vielen. Lassen sich automatisierte Prozesse und menschliches Miteinander überhaupt vereinbaren? Ja, selbstverständlich. Allerdings steht am Beginn einer Transformation die Erkenntnis, dass Mitarbeitende kaum strukturierten Input liefern. Hier kommt eine Frage telefonisch an, dort wird eine nicht standardisierte Bescheinigung eingereicht, Zustimmung oder Ablehnung von Mehrarbeit durch die Mitbestimmung werden per Hauspost oder bestenfalls per E-Mail übermittelt, und die zugehörigen Zeitkonten sind nicht mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert. Über jede Prozessveränderung wacht der Datenschutzbeauftragte – immerhin geht es um besonders schützenswerte Personalinformationen.
Betreuung statt Verwaltung
Erster Ansatz einer digitalen Transformation bei HR ist die deshalb die Systematisierung von Input, etwa über ein Ticketsystem von Haufe. Aus Papierformularen werden moderne Workflows mit digitalen Unterschriften, die auch bei mobilem bzw. hybridem Arbeiten funktionieren. Das klingt nicht gerade nach menschlicher Nähe, wird aber im Allgemeinen sehr schnell akzeptiert, wenn die Mitarbeitenden merken, dass ihre Anliegen und Wünsche wesentlich zuverlässiger und schneller bearbeitet werden als in der analogen Welt. Personalabbau darf nicht das primäre Ziel der Automatisierung sein. Es geht vielmehr darum, die Business Partner von stupiden Verwaltungstätigkeiten wie Beschäftigungsnachweisen und anderen Arbeitgeberbescheinigungen zu entlasten und damit nicht nur Freiräume für wirkliche Personalarbeit zu schaffen, sondern auch eine Fehlerquelle auszuschließen.
Waffen im Kampf um die besten Fachkräfte
Die Employee Experience ist ein Aspekt, der für eine umfassende Digitalisierung des Personalbereichs spricht. Nur, weil kein in Euro messbarer Erfolg dabei herauskommt, darf diese Notwendigkeit im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse nicht durchfallen. Spätestens bei größeren Strukturänderungen, bei Betriebsübergängen und Fusionen, wird eine schlecht aufgestellte HR-Abteilung zum Flaschenhals, der das Unternehmen Geld und Mitarbeiterzufriedenheit kostet. Ein weiterer Aspekt, der hier beispielhaft beleuchtet werden soll, ist das Bewerbermanagement. Möchten Sie für einen Arbeitgeber tätig sein, der auf eine Online-Bewerbung wochenlang nicht reagiert? Erwarten Sie ein modernes Arbeitsumfeld, wenn unter Pandemiebedingungen das Vorstellungsgespräch am Telefon geführt werden muss, weil HR es nicht schafft, einen Gastzugang zum MS-Teams-Kanal einzurichten oder eine Zoom-Konferenz durchzuführen? Ein automatisierter Prozess in Zusammenhang mit Stellenausschreibungen stellt sicher, dass eine angemessene interne Ausschreibungsfrist eingehalten wird und die Unterlagen interner Bewerber nach Freischaltung automatisch bereitstehen. Falls noch nötig, wird danach das externe Verfahren angestoßen, Bewerbungsunterlagen werden von HR und Fachbereich gesichtet, Gespräche online geführt und die Stellenbesetzung unter Beteiligung des Betriebsrats vorgenommen. So geht HR heute: digital, automatisiert, (fast) ohne Papier – aber menschlich.
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